La transformation numérique de l’administration locale ne se juge pas au nombre de documents numérisés ni à l’existence d’une plateforme. Elle se mesure à une réalité beaucoup plus simple, celle vécue par le citoyen lorsqu’il demande un document, dépose un dossier ou cherche à faire corriger une erreur administrative. C’est précisément cette dimension concrète qui donne un relief particulier à la rencontre régionale consacrée dimanche à la gestion des documents d’activité et des archives des collectivités locales à l’ère du numérique.
Organisée à l’hôtel Seybouse International par la Direction générale des Archives nationales auprès de la Présidence de la République, en coordination avec le ministère de l’Intérieur, des Collectivités locales et des Transports, la rencontre a réuni des cadres de plusieurs wilayas, dont Skikda, Souk Ahras, El Tarf, Constantine et la wilaya hôte.
La question des archives peut sembler éloignée des difficultés quotidiennes rencontrées dans les administrations. Elle en constitue pourtant l’un des fondements. Un document mal classé, difficile à retrouver, insuffisamment conservé ou mal intégré dans les systèmes numériques peut rapidement devenir une source de retards et de déplacements supplémentaires pour l’administré.
Le problème est d’autant plus sensible que la numérisation ne consiste pas simplement à remplacer le papier par un écran. Les autorités nationales elles-mêmes reconnaissent encore l’existence de dysfonctionnements dans certains systèmes numériques et demandent leur prise en charge afin d’assurer la continuité et la qualité du service public.
Le décalage entre l’objectif affiché et l’expérience de l’usager constitue donc l’un des principaux enjeux. Une procédure annoncée comme dématérialisée perd une grande partie de son intérêt si le citoyen doit encore multiplier les déplacements, présenter plusieurs fois les mêmes pièces ou revenir au guichet pour une opération qui devait pouvoir être suivie à distance.
C’est sur ce terrain que les trois ateliers prévus durant la rencontre peuvent prendre une dimension concrète. Gestion des documents, conservation des archives, circulation de l’information et organisation des fonds ne relèvent pas uniquement de considérations techniques. Ils conditionnent directement la capacité de l’administration à retrouver une information, à la transmettre au bon service et à répondre dans des délais acceptables.
Le ministère rappelle d’ailleurs que la transformation numérique doit permettre de réduire les délais de traitement, de diminuer la pression sur les guichets et de limiter les déplacements des citoyens. Il souligne également la nécessité de former les personnels et d’assurer l’interconnexion des bases de données.
L’enjeu de cette nouvelle étape est donc moins de proclamer une administration numérique que de faire en sorte que celle-ci fonctionne réellement pour l’usager. Après les promesses de simplification, c’est désormais la qualité du parcours administratif qui permettra de mesurer les progrès accomplis.
Par : J.Seghir
